На многих предприятиях сотрудников направляют в служебные командировки, в том числе и на один день. Документальное оформление однодневной командировки такое же, как и для обычной поездки.
Учет однодневной командировки
Для того, чтобы отправить сотрудника в однодневную командировку, оформляется приказ руководителя о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а, если едет несколько человек), а после возвращения работник представляет авансовый отчет с подтверждающими понесенные расходы документами в течение трех рабочих дней после возращения. Могут дополнительно оформляться служебное задание и отчет о его выполнении, если их обязательность будет установлена локальным нормативным актом организации.
Оплата за каждый день поездки рассчитывается по среднему заработку, а в табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке отмечаются буквой К.
Работнику возмещаются расходы, связанные с однодневной командировкой, а именно: проезд, проживание и другие, установленные коллективным договором или локальным актом организации. Если сотрудник совершил поездку на своем личном автомобиле, то ему возмещаются по решению руководителя, затраты на бензин, амортизация транспорта. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором и прописываются условия, размеры и перечень возмещаемых расходов.
Суточные при однодневных командировках
Законодательной обязанности по выплате суточных за однодневную командировку по РФ нет (ст.168 ТК РФ, п.11 Положения о служебных командировках). Согласно письму Минтруда России N 14-2-242 от 28.11.13 организация не вправе по своей инициативе выплачивать дополнительно сотруднику суточные за один день поездки.
Если же организация все же решит возмещать расходы, назвав их не суточными, а, например, иными возмещаемыми расходами, то в таком случае возникнет много спорных ситуаций.
Так, проверяющие органы настаивают на обложении таких выплат социальными взносами. Иная точка зрения отражена в Определении ВАС РФ № ВАС-7017/13 от 14.06.13 г.
НДФЛ такие выплаты можно не облагать, что подтверждается судебным решением Президиума ВАС РФ в постановлении № 4357/12 от 11.09.12, при условии, что их размер не превышает 700 рублей в день для командировок по РФ и 2500 рублей для заграничных поездок.
Пример однодневной командировки
На торговом предприятии ООО «Гремма» Силантьева А.Н. направили в командировку в соседний город. Его работа не является разъездной. Время командировки – один день, суточные не выплачиваются. Ему было выдано из кассы 300 рублей на проезд. Силантьев А.Н. после возвращения представил авансовый отчет, приложив к нему билет на электричку: туда — обратно, стоимостью 300 рублей без НДС.
Дт 71 Кт 50 300 руб. — выдано Силантьеву А.Н. под отчет
Дт 44 Кт 71 300 руб. – учтены в расходах затраты на проезд
Суточные по однодневной заграничной командировке
В заграничных командировках суточные выдаются и за один день, при этом их размер составляет 50 % от нормы, установленной на предприятии (п.20 Положения о служебных командировках).
НДФЛ такие суммы не облагаются, если они не превышают 2500 рублей в день.
Пример заграничной однодневной командировки
На производственном предприятии ООО «Бетта» суточные для поездок в Венгрию установлены коллективным договором в размере 30 евро. Продолжительность поездки директора Михайлова А.Н. — один день. Авиабилеты были оплачены с расчетного счета. Суточные выплачены из кассы в евро. Курс на дату выдачи составил 71, 6785 руб.
Бухгалтер ООО «Бетта» сделал проводки по выплате и учету в расходах суточных:
Дт 71 Кт 50 1075, 18 руб. (30 евро х 50 % х 71,6785) — выданы из кассы суточные за один день
Дт 26 Кт 71 1075, 18 руб. – суточные учтены в расходах на основании представленного Михайловым А.Н. авансового отчета
Так как сумма меньше 2500 руб., то НДФЛ она не облагается. В налоговом учете в расходы принимается полностью вся сумма суточных.
