Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ
Когда путевой лист потребуется
Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. «Упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта, либо как материальные расходы. Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому.
При этом расходы должны быть обоснованными. А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников.
Путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.
По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто. А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» . В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно.
А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях. Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 13.04.2007 № 14-05-07/6. Она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов.
А вот в случае, когда для перевозка груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек.
Как часто нужно выписывать путевой лист.
Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (постановление № 78). А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в пункте 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист
Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78. Остальные организации могут разработать собственную, более удобную форму путевого листа.
В путевом листе нужно указать срок его действия, сведения о водителе, его медицинском осмотре, собственнике автомобиля, самом автомобиле и маршруте движения.
Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.
В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Поэтому если вы используете несколько автомобилей, то вам придется составить несколько путевых листов. Несколько путевых листов понадобятся и в случае, когда в течение срока действия листов один автомобиль водят сразу несколько водителей. На каждого водителя оформляют свой путевой лист. Но можно поступить иначе. Разработайте форму путевого листа, в которую можно было вписать данные сразу нескольких водителей. Тогда достаточно заполнить один путевой лист.
Среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее рекомендуется включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованны.
В путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: «по городу» или «до клиента» налоговики могут не признать расходы на покупку топлива.
Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее здесь
