Бухгалтерские документы

А теперь давайте разберемся что такое бухгалтерские документы

Вообще то документ — это деловая бумага. Докумен­том является любой лист бумаги с текстом.

Бухгалтерский  документ — это лист бумаги с таким текстом, ко­торый подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо со­бытие хозяйственной жизни предприятия.

Иногда документ занимает несколько листов.

Для изготовления документа можно взять готовый бланк документа и впечатать или вписать в него нужную информацию.

Образцы форм документов утверждаются правительствен­ными органами. Такие формы документов называются типо­выми или унифицированными.

Предприятия могут изменять унифицированные формы как угодно, могут изобретать свои собственные формы.

Но в любом случае документ должен содержать следую­щие обязательные сведения (или следующие реквизиты, как это называется на бухгалтерском языке):

1. дата составления;
2. наименование документа;
3. наименование предприятия, составившего доку­мент,
4. содержание хозяйственного события;
5. измерители хозяйственной операции в натураль­ном и денежном выражении;
6. фамилии и должности ответственных лиц;
7. личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, удобно использовать реквизит под названием номер докумен­та. Без номера можно запутаться.

Если документ является внешним документом, то есть предназначенным для использования не только внутри пред­приятия, но и за его пределами, то помимо личных подпи­сей на документе должна быть поставлена круглая печать предприятия.

В качестве примера заполненного документа приведем документ под названием накладная на внутреннее пере­мещение.

Накладная на внутреннее перемещение является ма­териальным документом.

Приведенный документ подтверждает событие хозяйствен­ной жизни ООО «Белая ромашка», которое заклю­чается в том, что в конкретный день конкретное количество мебели было передано из подразделения Склад отдела снабжения  в подразделение Торговый отдел того же предприятия. При этом материальная ответственность за указанные стулья перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И. к матери­ально ответственному лицу Петрову А.С.

По общепринятому и вполне логичному порядку матери­альный документ заполняет та сторона, которая выдает иму­щество. В данном случае это — кладовщик Иванова М.И. Кладовщик Иванова М.И. печатает накладную на внутрен­нее перемещение в трех экземплярах. Все три экземпляра подписываются двумя сторонами, одной из которых явля­ются сама кладовщик Иванова М.И., а другой— замести­тель начальника отдела Петров А.С. Затем Иванова М.И. ос­тавляет себе первый экземпляр документа, второй экземп­ляр отдает Петрову А.С., а третий экземпляр относит в бухгалтерию для регистрации факта хозяйственной жизни предприятия.

Приведенный документ является внутренним доку­ментом, то есть он не предназначен для использования за пределами предприятия. Поэтому на него ставить печа­ти не нужно.

Форма приведенного документа унифицированной не яв­ляется. Но, как видим, документ содержит все обязатель­ные реквизиты.

Заметим, что по характеру структуры документ разделя­ется на три части:

• шапка документа;
• табличная часть документа.

Табличная часть документа — это таблица для пере­числения однотипных сведений. В таблице указываются де­тали и измерители хозяйственного события. В табличной части должна быть заполнена хотя бы одна строка.

Шапка документа — это остальная часть документа за пределами табличной части. В шапке содержатся реквизиты документа и общие характеристики описываемого хозяйствен­ного события.

Чисто формально шапку документа можно разделить на две части:

• собственно шапка документа, или заголовочная часть документа — это часть документа, располага­ющаяся выше табличной части;
• подвал документа — это часть документа, располага­ющаяся ниже табличной части.

В подвале документа обычно содержатся итоговые числа и подписи ответственных лиц.

Некоторые документы могут не иметь табличной части.

Как я уже говорила, бухгалтерия предприятия получает от других структурных подразделений материальные доку­менты.

[error]Все эти документы в бухгалтерии тщательно проверяются. Проверка должна подтвердить, что документы оформ­лены правильно, что на них стоят нужные подписи и нуж­ные печати и что они не противоречат другим имеющимся документам. Если в документе будет что-то не так, то бухгалтерия вернет его на переоформление. Документ который был проверен придирчивым бухгалте­ром, в нехорошей ситуации предприятие может смело предъявить в суд. И там этот документ пройдет судебную экспертизу и послужит основанием для предъявления судеб­ного иска обидчику[/error]

После проверки документы регистрируют в журналах ре­гистрации документов. (В бухгалтерии должно быть по одному журналу регистрации на каждый вид документа). Затем документы подшиваются в папки, в которых хранят­ся определенное количество лет.

Основные бухгалтерские документы 

Сознательно не упомянуты документы, которые являют­ся важными с точки зрения руководства предприятия, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это до­говоры, которые заключает предприятие с другими пред­приятиями. Это счета, которые предприятие выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим предприя­тиям для оплаты.

Именно на основе договоров и счетов руководитель орга­низует работу предприятия.

Но с точки зрения бухгалтерии что договора, что счета — это лишь предвестники хозяйственных событий. Скорее все­го эти события произойдут. Поэтому договоры и счета тоже надо собрать и подшить в соответствующие папки с целью последующей сверки с другими документами.

Но главным для бухгалтерии будет документ, который засвидетельствует уже свершившееся событие. Этим доку­ментом будет товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение у которое печатается в бухгалтерии и которое представляет собой ука­зание банку переслать некоторую денежную сумму с расчет­ного счета предприятия на другой расчетный счет. Причина та же самая: платежное поручение является предвестником события. Это событие наверняка произойдет сразу после того, как платежное поручение будет передано в банк. Но, тем не менее, документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета пред­приятия. Этот документ в таблице есть.

В таблице не указаны документы, которые являются до­полнениями к каким-то другим документам.

Например, когда на предприятии печатается товарно- транспортная накладная, попутно может печататься пропуск па вынос имущества. Этот документ нужен для службы охраны и представляет собой разрешение на вынос указан­ного имущества с территории. Еще попутно с товарно-транс­портной накладной может печататься лист отбора. Этот документ нужен кладовщику и представляет собой указа­ние— чего, сколько и с какой конкретно полки ему взять при формировании комплекта отгружаемых товаров.

Бухгалтерии предприятия подобные мелкие подробности не интересны.

Но существует еще один документ, который печатается вместе с товарно-транспортной накладной. Этот документ — счет-фактура.

Денежные документы и расчетные документы печа­таются в самой бухгалтерии.

Примером денежных и расчетных документов являются: