Порядок расчета норм ГСМ для включения в расходы

Как «учитывает» расходы на ГСМ обычный человек на частном автомобиле? Подъехал к АЗС, пистолет — в бак, внес аванс, заправился, забрал сдачу с чеком, чек выкинул и поехал. Через некоторое время ритуал повторяется. У кого-то чаще, у кого-то реже. Пробег между заправками? О чем вы? Нормативы списания? А что это?

Организации такую беспечность себе позволить не могут. Причем дело не только в налогах: некоторые водители — народ ушлый и если пустить все на самотек, то может оказаться, что на 100 км пробега грузовика уходит 150 л топлива. О том, как и деньги сохранить, и с налоговыми инспекторами не спорить, — в этой статье.

Дорогостоящая панацея от всех проблем с расходами на топливо

Это — электронная система слежения за пробегом ТС и расходованием горючего. Она позволяет в любой момент через специальный сайт, доступный только вам, посмотреть, куда ездил автомобиль (или куда едет прямо сейчас), где и когда он заправлялся, останавливался и сколько топлива ушло на поездку. Фиксирует система и несанкционированные сливы горючего.

Еще пару лет назад подобные устройства были роскошью, доступной только зажиточным фирмам. Сейчас оборудование одного автомобиля обходится в среднем в 20 000—30 000 руб. плюс около 300 руб. ежемесячной абонентской платы. Тоже немало, но, по словам бухгалтеров фирм, внедривших такое, затраты «отбиваются» очень быстро. Еще бы, у водителей вообще нет никакой 2014-05-03_201840возможности пустить топливо налево.

Итоговые данные о маршрутах и расходовании топлива легко выводятся на печать по состоянию на любую дату. Остается поставить подпись ответственного лица (логично, что распишутся водитель и сотрудник, ответственный за транспорт) — и готов полноценный первичный учетный документ, на основе которого можно составлять бухгалтерскую справку с пересчетом литров в рубли. И все, никаких нормативов, путевых листов и других дополнительных бумажек. Оспорить данные системы просто нереально.

[info] ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Покупка электронной системы слежения за пробегом и расходом топлива — отличная защита как от недобросовестности водителей, так и от придирок налоговых инспекторов.[/info]

Но пока подобные устройства повсеместно не распространены. Кому-то они не по карману, кто-то просто опасается перемен, и работать по старинке ему привычнее. Тогда остается лишь одно — списывать ГСМ  по нормам. И начать с утверждения базового количественного норматива.

Утверждаем базовые нормативы списания топлива

Давайте условимся, что под базовым нормативом мы понимаем расход горючего в литрах на километр пробега без груза в идеальных условиях: прямая дорога, безостановочное движение, теплое время года, выключенный кондиционер и т. п.

Здесь вы можете возразить: никаких нормативов в бухгалтерском и налоговом законодательстве нет! Это все выдумки проверяющих! Отчасти согласимся. Напрямую нормы расхода действительно не установлены. И все же без них не обойтись. В бухучете — потому что важен контроль за расходованием средств организации. А в налоговом учете нормы нужны для экономического обоснования расходов.

На сегодняшний день есть два основных источника базовых нормативов топлива — Методические рекомендации Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Рекомендации) и собственные наработки компаний.

Воспользоваться Рекомендациями могут не все. Документ утвержден в 2008 г., с тех пор автопром ушел вперед, и поэтому многие автомобили в Рекомендациях попросту не упоминаются.

Если у вас именно такая машина либо нормы Минтранса вам кажутся далекими от жизни, ваш путь — собственные базовые нормативы. Одно время организации, чьи автомобили попали в Рекомендации, опасались от них отступать, поскольку Минфин всячески намекал, что лучше бы списывать топливо в соответствии с буквой документа. Но затем чиновники сдались и признали: этот нормативный акт вообще не обязателен к применению.

Конечно, если Рекомендации фирму не устраивают, расчетом базового количественного норматива должен заниматься не бухгалтер, а сотрудник, ответственный за транспорт, например пресловутый начальник транспортного цеха.

Как мы уже сказали, установить базовую норму надо в литрах на километр пробега. В Рекомендациях он указан в литрах на 100 км. Это неудобно при дальнейших подсчетах, поэтому лучше разделите число из Рекомендаций на 100.

[info]Для автомобилей, ездящих на газе, в Рекомендациях Минтранса есть коэффициенты пересчета базовых норм в литры или кубические метры газа (в зависимости от того, какое газовое топливо используется[/info]

Увеличиваем базовые нормативы списания топлива на коэффициенты

Рекомендации Минтранса содержат ряд повышающих коэффициентов к базовым нормам документа6. Они абсолютно логичны, и будет разумно использовать их даже тогда, когда базовый норматив вы разработали сами. Примеры некоторых коэффициентов к базовым нормам расхода топлива вы можете увидеть в таблице (полный перечень коэффициентов ищите в Рекомендациях).

Основание для применения «топливного» повышающего коэффициентаЗначение коэффициента
Езда в зимнее время
5—20% (зависит от региона)
Автомобиль находится в эксплуатации более 5 лет при общем пробеге более 100 000 км
до 5%
Автомобиль находится в эксплуатации более 8 лет при общем пробеге более 150 000 км
До 10%
Частые технологические остановки
Работа грузовых автомобилей, а также работа автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия
Езда по городу5—25% (зависит от численности населения)
Езда в горной местности
5—20% (зависит от высоты над уровнем моря)

Нетрудно заметить, что на некоторые коэффициенты базовую норму можно увеличивать сразу, не оглядываясь на пробег в определенных условиях. Так, зима — она и есть зима, хоть 10 км отмахал автомобиль, хоть 100. То же самое с возрастом машины.

А вот количество топлива, сожженного, например, в ходе поездок по городу, в идеале надо определять по точным данным о «городском» пробеге. Если автомобиль только в городе и использовался, это нетрудно. Если нет, задача усложняется. Чтобы не утонуть в расчетах, можно:

<или> вообще не применять коэффициенты, для которых нужно знать точный пробег в определенных условиях;

<или> применять такие коэффициенты, если пробег в определенных условиях преобладает, не высчитывая, сколько конкретно топлива ушло на каждую поездку. Например, когда автомобиль бывает за городом два-три раза в месяц, это не сильно снижает общий расход горючего.

Таким образом, расчет увеличенного базового норматива будет выглядеть так:

Увеличенный базовый норматив расхода топлива, л/км
=Базовый норматив расхода топлива, л/км+Базовый норматив расхода топлива, л/кмхКоэффициент 1+Коэффициент 2+...Коэффициент n 

Пример. Определение увеличенного базового норматива расхода топлива для грузовика

/условие/В мае организация использовала бензиновый грузовой автомобиль марки «Газель» (ГАЗ 3302, двигатель ЗМЗ-4026.10) в г. Барнауле для доставки товаров в розничные магазины, киоски и палатки, что связано с частыми остановками. Возраст автомобиля – 6 лет, пробег – 105 000 км. Определим базовый норматив расхода бензина для грузовика.

/решение/Базовая норма расхода, предусмотренная Рекомендациями, — 13 л/100 км, или 0,13 л/км.

Население Барнаула — 690 000 человек, коэффициент увеличения базовой нормы за транспортную работу в нем — 15%. Частые остановки — еще плюс 10% к норме, коэффициент за возраст и пробег — 5%. «Климатическая» надбавка не применяется, поскольку май не относится к зимним месяцам в Алтайском крае. Базовый норматив, увеличенный на коэффициенты, составит 0,169 л/км (0,13 л/км + 0,13 л/км х (15% + 10% + 5%)).

Увеличенный базовый норматив определен? Отлично! Если работа вашего автомобиля более или менее стабильна и он не мотается по городам и весям, пересчитывать этот показатель вам придется только с началом зимы и после ее завершения. То есть каждый месяц заниматься его вычислением не надо.

Следующее, что вам нужно сделать при расчете нормативного количества ГСМ на месяц, — определить пробег автомобиля.

Определяем пробег автомобиля за месяц

Некоторые организации, не имеющие возможности приобрести комбинированную электронную систему слежения за маршрутом движения автомобиля и расходом топлива, устанавливают только систему слежения за маршрутом. По ней и определяется пробег автомобиля, кроме пробега с грузом. Для подсчета последнего понадобятся еще товаросопроводительные документы.

2014-05-03_202259Если электронной системы слежения за маршрутом нет, единственный источник сведений о пробеге — путевые листы. Вот почему они обязательны для всех организаций, а не только для тех, у которых перевозки — основная деятельность10. Причем, даже если путевой лист выписан на месяц, данные о пробеге фиксировать в нем надо ежедневно. Иначе в конце месяца не разобраться, в каких условиях и где отъездил автомобиль.

Когда же речь заходит о перевозке грузов, отмерять пробег надо даже не за день, а за конкретный рейс. По-другому вы не определите «перевозочную» надбавку к нормативам.

Итак, базовый норматив есть, коэффициенты выбрали, общий пробег подсчитали. Можно переходить к исчислению нормативного количества ГСМ, стоимость которого затем списывается в расходы.

Продолжение следует.

А.И. Дыбов, эксперт по налогообложению

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее здесь

 

Комментарии:

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.