Эти документы можно подписывать факсимильной подписью?
[one_half]ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи[/one_half] [one_half_last]НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.[/one_half_last]
Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.
Договоры и счета на оплату
Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.
Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах
[framed_box width=»600px» height=»600″ bgColor=»#BDBDBD» textColor=»#920028″ rounded=»true»]1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:
— деловых письмах;
— договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;
— выставленных счетах на оплату.
2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:
| Со стороны Поставщика | Со стороны Покупателя |
|---|---|
| Генеральный директор Щукин П.А. подпись __________ (оттиск факсимиле) | Генеральный директор Власов О.Г. подпись ________ (оттиск факсимиле) |
| Главный бухгалтер Комова М.А. подпись___________ (оттиск факсимиле) | Главный бухгалтер Лапина Н.В. подпись_________ (оттиск факсимиле) |
3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.
[/framed_box]Доверенность.
Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положении, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен оригинальным.
Первичные документы.
Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операции. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использование факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц.
Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.
Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее здесь
