Унифицированные формы первичных документов — по новому

Новый закон о бухгалтерском учете разрешил организациям разрабатывать первичные документы самостоятельно

(п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

При этом в самом законе не сказано, как утверждать «первичку». Указано только, что формы утверждает руководитель, которые представляет ему сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). При этом по этому поводу нет ни одного официального разъяснения.

[info]Правила об утверждении первичных документов прописаны в пункте 4 ПБУ 1/2008, в котором указано, что документы надо утвердить учетной политикой организации. Эти положения продолжают действовать и в настоящее время. Следовательно, формы первичных документов необходимо утвердить в учетной политике организации.[/info]

[notice]Несмотря на то, что новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать формы первичных документов, он и не отменяет ранее утвержденные типовые формы. Поэтому организация может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои.[/notice]

Существует мнение, что в унифицированных формах документов нет всех обязательных реквизитов согласно новому закону о бухучете. Например, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. Однако, на самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты первичных документов, в том числе и по новому закону № 402-ФЗ.

Теперь организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими, если утвердить это в своей учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов, которые опасно заменять самостоятельно разработанными

1. Приходный кассовый ордер Унифицированная форма К0-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
2. Расходный кассовый ордер Унифицированная форма КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
3. Кассовая книга Унифицированная форма КО-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
4. Книга учета наличных денег Унифицированная форма КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
5. Платежная ведомость Унифицированная форма Т-53 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
6. Расчетно-платежная ведомость Унифицированная форма Т-54 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
7. Платежное поручение Унифицированная форма б/н Утверждена Положением, утвержденным Банком России 19.06.12 № 383-П
8. Транспортная накладная Унифициронанная форма б/н Утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.11 №272

В случае, когда организация применяет унифицированные формы, то надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20., а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

Некоторые организации стали заменять в унифицированных формах реквизиты.

Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, указывают «Утверждена приказом руководителя №», а из формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД. В данном случае у контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить. Таким образом, реквизиты унифицированных форм первичных документов надо оставить без изменения.

Из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ следует, что в первичных документах надо указать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. На самом деле указывать в первичном документе необходимо только наименование должности, а конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой является ответственным — не надо. Например, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д. Следовательно, на первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника.

Согласно п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ печать на первичном документе, формы которого утверждает сама организация, не обязательна. Поэтому от поставщиков можно принимать документы и без печатей. При этом контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными, на некоторых из которых, например на ТОРГ-12, печать является обязательным реквизитом. Таким образом, можно принимать к учету первичные документы без печатей, если в форме печать не предусмотрена.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть на первичном документе.

1. Наименование экономического субъекта, составившего документ, — это название компании поставщика или исполнителя. Название можно вписать как полное, так и сокращенное. Никаких ограничений здесь нет.
2. Содержание факта хозяйственной жизни — это сама операция, например, отгрузка или выполнение работ. Писать содержание в отдельной строке не надо, факт хозяйственной жизни понятен из других реквизитов документа.
3. Натуральное и (или) денежное измерение факта хозяйственной жизни с единицами измерения — это цена или количество товара, объем работ.
4. Дату составления надо поставить ту, которая соответствует дню совершения операции, например, отгрузке, окончанию работ и т. д.
5. Наименование документа компания может поставить любое. Но если организация использует унифицированную форму, то надо оставить ее официальное название.
6. Должности сотрудников, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, надо приводить в любом первичном документе. Для этого руководитель должен утвердить список должностей и работников, которые вправе совершать конкретные операции, а также ответственных за оформление сделки.
7. Подписи сотрудников с расшифровкой (фамилия и инициалы) — это обязательный реквизит любого первичного документа, а вот печать на первичном документе не обязательна.

Закон № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа, как на бумаге, так и в электронном виде, но при этом в любом случае документ должен быть только оригиналом.

Чтобы виртуальный документ был действителен, — его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 N° 03-03-06/1/24). На формы электронных документов распространяются те же правила, что и на бумажные. Значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. При этом передать в инспекцию документы по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/Г72®. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге, тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Некоторые организации считают, что раз можно утвердить формы первичных документов, то и можно определить, в каком виде ее отправлять, например, в виде факсовых копий.

Это мнение приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы, т.к. на факсовом документе отсутствуют подписи (оригинальные или электронные). Расходы по документам с факсимиле списать нельзя. Следовательно, налоговая инспекция вправе снять такие расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09-11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010). Следовательно, первичные документы нельзя заменить факсовой копией.

Утверждать формы первичных документов можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. Для этого необходимо в договоре предусмотреть, какие формы используют организации в своих отношениях, а форму документа сделать приложением к контракту. При этом она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

В унифицированных формах первичных документов предусмотрена подпись главбуха. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны. В случае,когда организация решила использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 за-кона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Таким образом, подпись главбуха в собственных первичных документах не обязательна.

На бланки строгой отчетности не распространяются правила оформления для обычных первичных документов.

Порядок применения бланков строгой отчетности регулируется постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. В настоящее время действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Такого же мнения придерживаются и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866). В данном случае проблемы могут возникнуть у контрагентов с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением N° 359).

Утвержденные формы надо закрепить в учетной политике организации.

Организации вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Официальная позиция Роструда указана в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1.

Из письма следует, что формы кадровых первичных документов (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков и т. д.) организации также вправе разрабатывать сами. Главное — наличие всех обязательных реквизитов первичного документа (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.11.11 №402-ФЗ).

Теперь организации могут упростить сложные унифицированные формы кадровой «первички» и оставить в них только те данные, которые им необходимы, либо использовать лишь некоторые утвержденные бланки, а от других отказаться, заменив собственными.

При этом специалисты Роструда предостерегают от излишнего упрощения. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудовым инспекторам. Если исключить многие реквизиты, то проверяющие будут вынуждены требовать дополнительные сведения, что затянет проверки.
В настоящее время существуют различные мнения о том, надо ли покупателю требовать от контрагента копию приказа или выписку из учетной политики, если он применяет нетиповые формы.

ДА, НУЖНА КОПИЯ ПРИКАЗА ОБ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ

У организации в этом случае будет доказательство, что она проверила «первичку» на достоверность. Приказ подтвердит, что поставщик выставил именно тот документ, который утвердил. Но при этом поставщик вправе отказаться, ведь он не обязан давать свою учетную политику контрагентам.

НЕТ, ДОСТАТОЧНО ССЫЛКИ НА ДОКУМЕНТ КОНТРАГЕНТА В «ПЕРВИЧКЕ»

Необходимо попросить у поставщика включить в форму каждого первичного документа сведения о том, чем он утвержден. А именно в шапку документа добавить реквизиты своего приказа так же, как это предусмотрено в унифицированных бланках. Это обезопасит покупателя от споров с налоговиками.

НЕТ, НУЖНО ТОЛЬКО ПРОВЕРИТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ

Покупатель не может обязать АУДИТ поставщика, как ему оформлять свою «первичку» и/или требовать от него какие-то внутренние документы, в том числе учетную политику. Достаточно проверить, чтобы в первичном документе были все обязательные реквизиты (см. выше). Если они есть, то этим документом покупатель вправе подтвердить расходы, даже если поставщик у себя ничего не утвердил. В то же время возможны споры с налоговиками из-за того, что контрагент утвердил у себя одну «первичку», а покупателю выставил другую. Специалисты Минфина считают, что подпись руководителя на форме свидетельствует о ее утверждении, даже если шаблон отличается от приложенного к политике. Для этого в учетной политике прописать, что «используются формы, согласованные в договорах, если они отличаются от утвержденных организацией». В самом договоре можно предусмотреть условие о том, какую форму стороны будут использовать и приложить ее образец.

Вот такие споры имеют место быть, когда публикуют сырой документ. Со временем, конечно, все утрясется и встанет на свои места… А нам необходимо выжить во времена великих перемен :-), а ведь это только начало… Все главное впереди. Ждем-с…

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее здесь